Aplikasi HRIS dan Penggajian Online

Mengingat sekarang serba online dan berada dalam bentuk aplikasi mobile, apa istilah aplikasi HRIS familiar bagi Anda? Secara singkatan, HRIS adalah Human Resource Information System atau kadang-kadang disebut juga sebagai Human Resource Management System (HRMS). Dengan fokus pada bidang HR atau Sumber Daya Manusia (SDM), aplikasi HRIS online sudah banyak diimplementasikan di Indonesia.

Apa itu Aplikasi HRIS Online?

HRIS memberikan kemudahan akses teknologi informasi di bidang HR seperti dalam sistem perencanaan, pengelolaan dan penyusunan pemrosesan data dalam langkah-langkah yang terpadu dan terstandarisasi. HRIS memungkinkan perencanaan akan sumber daya enterprise resource planning (ERP) yang akurat dan terintegrasi. Sistem ERP bertanggung jawab mengintegrasikan informasi dari modul-modul berbeda ke dalam sebuah sistem database.

Aplikasi HRIS online juga menyediakan sarana untuk memperoleh, menyimpan, menganalisis dan mendistribusikan informasi kepada karyawan dan departemen HR. Inilah kenapa aplikasi ini menjadi lebih fleksibel dari sistem manual yang dulu digunakan. Singkatnya, karena peran departemen HR diperluas kompleksitas sistemnya, sistem teknologi HR berevolusi agar sesuai dengan kebutuhan mobile karyawan.

Modul penggajian dalam aplikasi HRIS online mengotomatisasi proses pembayaran dengan mengumpulkan data tentang waktu dan kehadiran karyawan, menghitung berbagai potongan dan pajak, dan menghasilkan cek gaji berkala serta laporan pajak karyawan. Modul ini dapat mencakup semua transaksi yang berkaitan dengan karyawan serta terintegrasi dengan sistem manajemen keuangan yang ada. HRIS mampu membuktikan bagaimana fungsi-fungsi dalam aplikasinya berguna bagi departemen HR sebuah perusahaan.

1 ) Pengelolaan semua informasi karyawan

HRIS adalah tempatnya kelengkapan data seperti nama, judul, alamat dan gaji merupakan awal yang mendasar. Riwayat gaji dan jabatan, struktur pelaporan, riwayat penilaian kinerja, dan informasi karyawan penting lainnya adalah hal-hal konfidensial yang tidak boleh sembarangan diakses oleh pihak yang tidak berwenang, namun HRIS mampu mencegah hal ini terjadi. HRIS juga menyediakan dokumen yang terkait dengan perusahaan seperti buku pegangan karyawan, prosedur evakuasi darurat, dan pedoman keselamatan.

2 ) Penyediaan Bantuan Administrasi

Manfaat-manfaat administrasi ini termasuk pendaftaran, perubahan status dan pembaharuan informasi pribadi. Dalam sistem yang ideal, Anda dapat mengizinkan karyawan untuk melihat dan meninjau informasi mereka sendiri, termasuk pelacakan liburan.

3 ) Integrasi

Proses penggajian dan perangkat lunak keuangan beserta sistem akuntansi perusahaan lainnya terintegrasi dengan lengkap pada aplikasi HRIS online. Anda dapat memastikan bahwa slip gaji yang didapatkan sudah benar, walaupun sebenarnya tidak pernah ada ketidak-sinkronisasian antara angka gaji yang merupakan milik Anda dan informasi kontrak penggajian. Jika sistem tidak terintegrasi, perbaruan gaji hanya akan terjadi dalam satu sistem dan tidak di sistem yang lain.

4 ) Pelamar pelacakan dan manajemen resume

Bila sistem tidak memiliki kendala, perekrut dapat mengklik tombol Hired dan semua informasi dari pelamar akan diperbarui ke status karyawan. Ini menghemat banyak waktu karena akan sangat sedikit data entry dan dokumen yang perlu dicetak, ditanda tangani dan dikirimkan. Jika pelamar mengajukan informasinya sendiri saat mendaftar, perekrut pun dapat memastikan keakuratannya. Jika surat penawaran dihasilkan dari sistem yang sama dengan sistem penggajian, gaji akan sesuai dengan sempurna dan tidak ada kesalahpahaman.

Dengan fungsi-fungsi yang membantu seperti di atas, HRIS berguna untuk menyelesaikan semua proses yang ingin Anda lacak. Dari situ Anda dapat mengumpulkan data dan biasanya semua itu dikemas sebagai database. Ratusan perusahaan menjual beragam bentuk HRIS dan setiap HRIS memiliki kemampuan yang berbeda. Pilihlah sistem Software HRIS online Anda dengan hati-hati berdasarkan kemampuan yang Anda butuhkan di perusahaan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *